زحف الأوامر التغيرية وانحرافات نطاق العمل

هناك طريقة رائعة لشرح زحف الأوامر التغيرية وتأثيره على سير تنفيذ المشاريع من خلال مثال عملية طهي الطعام.

لنفترض أنك تقوم بإعداد العشاء لعائلتك. وقد قررت إعداد وجبة بطلب خاص حسب رغبة العائلة. أنت تعرف ما يريدون، وقد سمعت رغباتهم، فغالبا سوف تتوجه إلى البقالة لشراء المكونات الطازجة ثم ترجع إلى المنزل لبدء تحضير الوجبة.

وفيما أنت في منتصف عملية طهي الوجبة وعلى وشك البدء في إضافة المكونات النهائية، تتلقي مكالمة أحد أفراد أسرتك يخبرك فيها أنهم يرغبون في شيء آخر بدلاً عن الذي تعده حاليا. وقد يبدو التغيير بسيطًا، لكن له تأثير على الطبق بأكمله. نتيجة لذلك، إما عليك العودة إلى المتجر أو اكتشاف طريقة لتغيير الطبق ليشمل التغييرات.

هذا هو ما يمكن أن تشعر به عند التعامل مع زحف الأوامر التغيرية. أي تغيير - مهما كان صغيرا - يمكن أن يؤثر على المشروع برمته. ولكن كيف يؤثر زحف الأوامر التغيرية على المشروع؟

قد يكون تجنب زحف الأوامر التغيرية أسهل من تنفيذ الأوامر. 

ما هي الخطوات العملية التي يمكنك البدء في اتخاذها اليوم لتجنب هذه المشكلات؟

فهم المشاكل والتعقيدات

قد يكون من الصعب فهم سبب أهمية تجنب الأوامر التغيرية، إذا لم تفكر في كل العواقب. يمكن أن يؤدي زحف الأوامر التغيرية إلى مجموعة متنوعة من المشاكل. إذا كان عليك تغيير مخرجات المشروع، فسيكون هناك المزيد من العمالة، والمزيد من الوقت، والمزيد من التكاليف المرتبطة بالمشروع.

من المهم أن ترى كيف تؤثر هذه العوامل على فريقك ككل وكيف تؤثر أيضًا على شركتك ككل، بما في ذلك العمليات والميزانيات والنتيجة النهائية. كلما رأيت كيف يؤثر النطاق سلبًا على فريقك وشركتك، سيكون من الأسهل إنشاء حدود للتغلب عليها. بالإضافة إلى ذلك، من المهم أيضًا عدم التقليل من صعوبات المشروع التي يمكن أن تؤدي إلى انحرافات في نطاق العمل للمشروع.

الوضوح مع جميع أفراد الفريق

أيًا كانت نقطة الاتصال مع العملاء، فيجب عليك التأكد من أن الفريق على دراية بجميع مكونات المشروع ومتطلباته. على سبيل المثال، لنفترض أنك تقدم موقعًا إلكترونيًا سهل الاستخدام للعميل. يجب مناقشة كل تفاصيل ما يريده العميل والاتفاق عليه.

انظر إلى المشاريع السابقة واكتشف أين قد تكون هناك فجوات في المعلومات التي تحتاجها. بالإضافة إلى ذلك، من المهم العمل مع العميل لتحديد أهدافه وتفاصيل ما يبحث عنه. انظر إلى طلباتهم ولاحظ أين قد تحتاج إلى مزيد من التوضيح. حتى لو استغرقت عملية الذهاب والإياب وقتًا أطول قليلاً مما كنت تنوي، فسوف يساعدك ذلك على المدى الطويل على تجنب أي انحرافات في نطاق العمل.

إنشاء العمليات الاحترازية مقدما

يكاد يكون من المحتم عليك تقبل الأوامر التغيرية وتغيير نطاق عمل المشروع. إذن، ماذا تفعل؟ كيف يمكنك التأكد من أنه لا يؤثر سلبًا على الجداول الزمنية لمشروعك وتكاليفه؟ تريد إنشاء نظام يسمح للعميل بالحصول على ما يحتاج إليه دون ممارسة ضغوط لا داعي لها على فريقك. في هذه الخطوة يمكن أن تقوم في إنشاء عملية لإجراء التغييرات الاحترازية مقدمًا. على سبيل المثال، في عقد أو بيان عمل، يجب أن يوضح كيفية التعامل مع التغييرات. هل هناك وقت محدد في العملية يتم فيه قبول التعديلات؟

سيكون من المفيد أيضًا أن تكون واضحًا بشأن متى سيتطلب التغيير إعادة التفاوض على السعر والجداول الزمنية. يجب أن يكون العميل على دراية بكيفية تأثير طلب التعديلات على عمليتك. إن القيام بذلك سيساعدهم على تقييم ما إذا كان التغيير كبيرًا بما يكفي لدفع المزيد من المال أو الانتظار لفترة أطول لتسليمهم. وأخيرًا، لا تنس إضافة المهلة الزمنية إلى الجداول الزمنية لمشروعك حتى يتوفر لديك الوقت للتعامل مع التغييرات المحتملة. يزيل هذا الإجراء الضغط الناتج عن الالتزام بالمواعيد النهائية للمشروع.

تتبع كل شيء باستخدام برنامج إدارة المشاريع الخاص بك

لن تعرف ما إذا كنت خرجت عن المسار الصحيح إلا إذا كنت مواكبًا لكل شيء منذ البداية. هذا هو السبب وراء حاجة فريقك إلى استخدام برامج إدارة المشاريع. يجب تضمين كل تفويض مهمة، وتحديث التقدم، والمعالم التي تم الوصول إليها في أدوات إدارة المشروع الخاصة بك. يتيح لك القيام بذلك مراقبة كيفية التعامل مع مهام المشروع عن كثب وما إذا كان أعضاء الفريق يتحملون مسؤوليات أخرى تتعلق بالمشروع لا ينبغي لهم القيام بها. ستندهش من كمية الأشياء التي يمكنك ملاحظتها إذا كنت تراقب عن كثب أدوات إدارة المشروع الخاصة بك لمعرفة ما إذا كان الجميع ملتزمين بالعملية الأصلية المتفق عليها.

يجب أن تقول "لا"

من الممكن أن تكون هناك أشياء خارج نطاق خبرتك وخبرة فريقك، ولا بأس بذلك تمامًا. لا حرج في التعبير عن ذلك لعملائك. يجب أن يكون هدفك هو إنتاج أفضل عمل ممكن للعملاء والتأكد من أنك مجهز للقيام بذلك. إذا لم تكن كذلك، فلا تخف من مناقشة هذا الأمر.

أفصح عن "حدودك وقدراتك" باعتباره قيمة مضافة لأولئك الذين تعمل معهم. سيقدرون كونك صادقًا بشأن ما يمكنك وما لا يمكنك فعله لهم على المدى الطويل. بالإضافة إلى ذلك، أنت أيضًا تعتني بنفسك، وموظفيك، وشركتك، حيث تضع في اعتبارك عدم استنزاف وقت الجميع أو مواردهم دون داع.

الأوامر التغيرية مشكلة خطيرة تتطلب حلولاً حقيقية

نعم، إرضاء عملائك أمر مهم للغاية. تريد أن تقدم لهم القيمة التي يبحثون عنها. ومع ذلك، يجب عليك الموازنة بين مطالبهم وما يمكنك القيام به أنت وفريقك. لا يمكن أن تتأثر عملياتك وعمليات مشروعك بسبب التعديلات غير المخطط لها أو سوء فهم متطلبات المشروع.

من المهم أن يفهم الجميع احتياجات العميل، وأن التوافق على عملية إجراء التغييرات وقبولها، وأن يتم تحديد السيناريو عندما يتعين عليك تغيير المواعيد النهائية والسعر إذا كانت هناك حاجة إلى تعديلات. في النهاية، تريد التأكد من أن الجميع راضون، بما في ذلك عملائك وفريقك.

يمكن أن تساعدك هذه النصائح في تطوير خطة للتعامل مع التغيير بفعالية حتى تتمكن أنت وفريقك من التغلب على انحرافات نطاق عمل المشروع.